時間をもっと上手に管理する８つの方法

生産性を高めるために時間を管理する方法は、誰にでも身につけられるスキルです。ここでは、それを実現するための戦略をご紹介します。

やるべきことをすべて片付けるには、1日では時間が足りないと感じていませんか？　時間を管理するのは難しいと思っていますか？

そんな方は、今までの生活を見直してみてはいかがでしょうか。時間をうまく管理したいなら、自分を周りを整理して、自分を律する必要があります。

大切なのは、1日の時間をきちんと管理して使うことです。とはいえ、どうすればいいのかわからないという方のために、いくつかの選択肢をご紹介します。

時間が足りないと感じる理由

１日の時間を有効に使えない理由はいくつかありますが、そのほとんどが、時間の管理方法に関係しています。

中でも特に多いのが、次のようなものです。

整理整頓ができていない

あなたは普段、やることをリストアップし、優先順位をつけていますか？　また、事前にスケジュールを立てて行動していますか？

まだ試していないのであれば、この際に習慣にしてみてはいかがでしょうか。自分の活動を整理することは、時間をより効率的に管理したい場合の基本的なスキルです。

整理整頓が苦手で、保留中のタスクが多い人は、たいていどこから手をつけていいかわからなくなります。また、緊急性のないものを優先してしまいがちです。そうすると、自分のエネルギーと労力を間違った方法で費やしてしまいます。

ネットで時間を無駄にしている

ソーシャルメディアのチェックやネットサーフィンに多くの時間を費やしている人は実に多いのが現実で、これは問題です。ネットの外に現実があり、達成すべきタスクがあることを忘れがちだからです。

“ノー “と言うことができない

時間が足りないもう一つの理由は、妥協して多くの仕事を引き受けてしまうことです。結局、自分の限界を超えてしまい、自分の仕事の質を落としてしまうのです。

したがって、スケジュールが厳しいことがわかっている場合は、今以上の仕事を申し出たり、受け入れたりするのは避けましょう。その前段階として、自分の限界を整理し、認識することが必要です。

一度にたくさんのことをする

マルチタスクで仕事をしている人はよく見かけます。例えば、メールに返信している間に電話で話したり、調理中の鍋が焦げていないか確認したり、というふうにです。

もし自分にも当てはまる、という方は、物事を順序立てて行い、一度に一つのタスクに集中するようにしてみましょう。

一つのことに全力で取り組む

真逆の例は、一つのことに多くの労力、時間、集中力を費やすことです。これでは、他の仕事がおろそかになってしまいます。何か特定のことに専念するのは悪いことではありませんが、効率よく、できるだけ短時間で終わらせたほうがいいでしょう。

もし、ある活動が思った風に進まないと感じたら、優先順位の高い次の活動に移りましょう。そして、より意欲的で実際にできるときに、またそのタスクを完了すれば良いのです。

時間管理を上手に行うための戦略

ここからは、時間を上手に管理するための8つの戦略をご紹介します。他の戦略と組み合わせることもできるので、自分の目的に合うかどうかを判断してぜひ試してみなしょう。

1. 優先すべきことをリストアップし、時間を管理する

前日の夜か朝一番に、その日にやりたいことをすべて書き出します。そして、それぞれのタスクに優先度をつけます。

例えば、24時間以内にやらなければならないものには「緊急」、数日以内にやらなければならないものには「重要」、待っても大丈夫なものには「緊急ではない」とつけます。これにより、最も関連性の高いタスクに集中することができます。

2. 活動時間を決める

やることのリストができたら、一日のスケジュールを効率的に立てるのが理想です。つまり、それぞれの活動やタスクを、特定の時間に実行するための時間を確保する必要があります。

また、タスクを実行するのに必要な時間を決めます。そうすれば、やらなければならないことと、それにかかる時間を把握することができます。

1日の始まりは、優先度や難易度の高い活動を行うようにしましょう。1日の早い時間帯は、頭が冴えていてエネルギーに満ち溢れているからです。

同様に、最も単純で機械的なことは、一日の終わりに残しておきましょう。日が経つにつれて、疲労が溜まるので、より少ない労力で済むことを残したほうがいいでしょう。

3. 時間管理のために、タスクの先送りをしない

1日のタスクをすべてこなすためには、できるだけものごとを先延ばしにしないようにしましょう。先延ばしにすると、仕事がどんどん溜まってしまい、ストレスが溜まります。

先延ばしにせずに期限までにタスクを完了することで、後々に面倒なことになるのを避けてスケジュール通りに仕事をこなせるようになります。

4. 自分のためのスペースを確保する

やることがたくさんあっても、自分のための時間は必ず確保しましょう。できれば、1日の始まりの前に自分のためのことをしておきたいものです。

そうすれば、エネルギーレベルが上がり、日々のストレスに立ち向かえるようになります。自分のための時間としては、起床後10〜20分程度の瞑想、運動、健康的で栄養価の高い朝食などが考えられます。

5. 前夜にできることを準備する

時間を有効に使うもう1つの方法は、朝の時間を有効に使うことです。つまり、前日の夜に、着替えや当日の食事、その他必要なものなどを準備しておくのです。

これにより、一日の始まりに必要なものを探したり、準備したりするために走り回ることを防ぐことができます。

6. 時間管理のために、仕事場を整理・整頓する

職場の秩序と清潔さは、快適さを作り出し、人をより生産的にすることができます。散らかっているために物を探すのに無駄な時間を使わないようにしましょう。

ですので、あなたの仕事場がどのようなものであれ、重要なのは常に清潔で整頓されている状態にすることです。

7. 気が散る原因を減らす

気が散ってしまう最大の原因は、ソーシャルメディアや、LINEなどのやりとりです。仕事をしているときは、気が散ってしまうので、こうした習慣に陥らないようにしなければなりません。

それがどうしても難しい場合は、仕事中にソーシャルメディアや個人的なメールをブロックするアプリを使って、邪魔にならないようにしましょう。

8. 早寝早起きで時間を管理する

時間をきちんと管理したいなら、十分な休息をとることが大切です。そのためには、夜10時前には寝るようにしましょう。

そうすることで、睡眠の効果が得られ、目覚めも良くなります。

時間管理には根気が必要

問題は、1日の時間が少ないことではなく、使った時間を整理し、スケジュールを立てることができるかどうかなのです。

また、自分の能力と限界を知ることも非常に重要です。自分の能力と限界を知っていれば、達成できないような仕事を抱え込むことはありません。

つまり、自分の時間を有効に使うには、自分のタスクをきちんと整理し、それを十分に果たすことが大切です。それができれば、時間管理はもう問題ではなくなります！